SiteUNDP recrute un Assistant administratif et financier du « projet VBG »

Sous la supervision générale du Représentant du Haut-Commissariat des Nations Unies aux Droits de l’Homme / Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest et en coordination avec la personne en charge du projet et et la personne en charge des opérations, le/la titulaire aura à exécuter les tâches suivantes :

Résumé des Fonctions Principales 

• Gestion administrative
• Gestion financière du projet
• Gestion des équipements et de la logistique
• Organisation des ateliers et rencontres
• Divers

L’Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) aura à assurer les fonctions suivantes:

Gestion Administrative

Aspects relatifs à la gestion des missions et activités

• S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des membres de l’équipe du projet, du comité de pilotage et des consultants recrutés, y inclus la préparation des demandes d’autorisation de voyage, les réservations d’hôtels etc. ;
• Assister l’équipe de projet dans le recrutement des consultant(e)s du projetet faire le suivi avec le PNUD ;
• Assister l’équipe de projet dans l’organisation et la préparation d’ateliers, séminaires/réunions ;
• Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Service des Opérations du PNUD et veiller à leur traitement rapide ;
• Gérer les fichiers de voyages de l’équipe de projet et des participants y compris les copies des cartes d’embarquement, des demandes et des autorisations de voyage, des formulaires de réclamation F10 ;
• Actualiser le planning d’activités et assurer la mise à jour régulière du fichier des interventions de l’équipe de projet (missions de terrain, etc.) ;
• Assurer la liaison avec le PNUD particulièrement les services en charge des finances, achats, ressources humaines et administration dans les huit pays couverts par le projet.

Aspects relatifs aux contrats

• Assister l’équipe de projet dans les procédures de sélection de prestataires, de préparation de cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution.

Correspondance, documentation et gestion des bases de données ;

• Maintenir un système de suivi et de classement du courrier pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ;
• Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes des rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs.

Gestion financière

• Assurer l’interface entre d’une part l’équipe du projet et d’autre part avec les services de Finances du siège à Genève ;
• Elaborer le projet de budget annuel, mensuel et/ou la révision sous la supervision de Coordinateur de projet (en conformité avec les normes IPSAS) ;
• Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations de Nations Unies, mettre à jour le formulaire de « monitoring of local expenses » des équipes de projet et assurer le suivi de ces dépenses ;
• Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de Delivery du projet ;
• S’assurer de la réception des rapports mensuels d’exécution financière auprès des huit pays couverts par le projet ;
• Assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers avec les points focaux des 8 bureaux du PNUD des pays couverts par projet.

Gestion du projet, des équipements et de la logistique

• Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels du projet ;
• Tenir à jour l’inventaire, le suivi des équipements et stocks de fournitures de bureau.

Organisation des ateliers et réunions

• Assurer la préparation des réunions, ateliers et conférences auxquels l’équipe de projet participe et/ou qu’il organise ;

Gestion des calendriers et organisations des rendez-vous, et assurer la préparation logistique, prise de notes et rédaction de procès-verbaux ;

• Appuyer les recherches documentaires effectuées y inclus par la préparation des missions ou d’autres supports requis par l’équipe de projet.

Reporting

• Vérification et confirmation mensuels des OIV ;
• Participation à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet.
• Le/la fonctionnaire doit être disposé-e à effectuer toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Compétences clés

Compétences liées aux Nations Unies:

Démontrer le respect de l’Ethique et des Valeurs fondamentales des Nations Unies à travers : l’intégrité, le professionnalisme et le respect de la diversité.

Intégrité

• Adhérer aux valeurs des NU dans le travail et le comportement quotidien ;
• Agir sans se soucier de son intérêt propre ;
• Ne pas céder aux pressions de l’environnement ;
• Ne pas commettre d’abus de pouvoir ou d’autorité ;
• Se tenir aux décisions qui sont dans l’intérêt de l’Organisation ;
• Intervenir rapidement en cas de faute professionnelle ou d’improbité.

Professionnalisme

• Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ;
• Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du travail ;
• Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ;
• Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ;
• Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ;
• Garder son calme dans les situations difficiles.

Respect de la diversité

• Travailler en bonne intelligence avec ses collègues de toutes origines ;
• Respecter la dignité de chacun ;
• Accorder un traitement égal aux hommes et aux femmes ;
• Respecter et comprendre les points de vue différents et le montrer dans le travail et la prise de décisions ;
• S’interroger sur ses propres préjugés et comportements de manière à se garder des réactions stéréotypées ;
• N’exercer contre personne de discrimination individuelle ou collective.

Compétences liées au poste

Analyse, reporting et suivi du projet

• Esprit d’analyse et capacité de synthèse ;
• Bonne maîtrise d’UMOJA, IPSAS et traitement de l’information statistique ;
• Maîtrise du français, Aptitude à rédiger de manière claire et concise et à communiquer oralement de manière efficace ;
• Connaissance en Anglais ;
• Maîtrise de la gestion des projets/programmes.

Efficacité opérationnelle

• Capacité à examiner des données diverses, d’identifier et de régler des divergences, d’identifier et de résoudre les problèmes opérationnels ;
• Aptitude à effectuer des travaux de différente nature et à traiter un volume important de travail ;
• Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives ;
• Bonne connaissance des règles et règlements administratifs et financières du PNUD ;
• Connaissance des outils de gestion financière (une connaissance de la plateforme UMOJA) ;
• Volonté de se former et de renforcer ses capacités ;
• Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de management.

Sens de la responsabilité et de l’autonomie

• Met l’accent sur l’atteinte des résultats de l’équipe et réagit positivement aux commentaires ;
• Fait montre d’une approche au travail alliant l’énergie et une attitude positive et constructive ;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression avec des délais courts nécessitant une certaine flexibilité dans les heures de travail ;
• Anticiper et être proactif sur les requêtes et demandes concernant l’appui à l’équipe de projet.

Administration et Finances Gestion administrative :

• Capacité à mener les actions administratives nécessaires (courriers nécessaires, classements/archivage…)
• Capacité à gérer les fonds du projet (budgétiser les besoins, contrôler les dépenses, faire les rapports nécessaires…)
• Gestion du projet, des équipements et de la logistique Capacité à gérer les événements, et les équipements (identification du lieu, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport, inventaire…)
• Capacité à traiter les dossiers de recrutements (consultants…), à émettre des bons de commande et faire des SES via Umoja…
• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale ; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public.
• Atteindre des résultats : NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais
• Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert(e) aux idées créatives/aux risques connus, résolve des problèmes de façon pragmatique, apporte des améliorations
• Apprentissage continu : NIVEAU 1 : Ouvert(e) d’esprit et curieux (se), partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
• S’adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, étant flexible
• Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Faire preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant
• S’engager et s’associer : NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives
• Faciliter la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient(e) des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Experience et compétences

Pour l’accomplissement de ses fonctions, l’Assistant-e administratif/ve devra posséder les qualifications suivantes :

Education

• Bachelor degree avec 2 ans d’expériences en gestion administrative et financière ou
• Education secondaire (BAC) plus 8 ans d’expérience en gestion administrative et comptable

Expériences

• Au minimum 5 années d’expérience appropriée en gestion financière et administrative de projets financés par des donateurs ou/et en services d’appuis aux projets/programmes similaires de l’Organisation des Nations Unies couvrant de nombreux pays.
• Expérience de travail avec les projets financés par des donneurs
• Maîtrise parfaite des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel), Internet, Email, etc.
• Expérience avérée dans l’utilisation de logiciels de gestion financière et administrative.

Exigences linguistiques

• Très bonne connaissance du français
• Connaissances de l’anglais

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.