World Vision International recrute un Stagiaires Sponshorship

Principales responsabilités du poste

• Défendre et promouvoir les pratiques organisationnelles telles que la sauvegarde de l’enfant et de l’adulte, rapportage des cas d’abus faits par les membres du personnel et d’autres personnes etc, conformément aux documents de référence de World Vision Sénégal.
• Assurer la bonne synchronisation, la gestion technique et le suivi rapproché de tous les éléments du parrainage dans le système Horizon (growths, réactivations, drops, remplacements, APR, cartes de vœux, ILs, SLs, requêtes d’informations de parrains, dons spéciaux (GN), lettres d’adieux, lettres spéciales, CEW, SACs), livrables du Sponsorship 2.0, mise à jour annuelle des données des RCs et de la participation) afin qu’ils soient mis à jour, traités et fermés dans les délais avec la qualité requise pour s’assurer que la variance du RC et les SOIs sont au vert durant toute l’année.
• Assurer la mise à jour – dans les délais avec la qualité requise – des données du suivi des RCs et des programmes (éducation, santé, état civil, participation, protection) dans le système pour assurer un CMS vert durant toute l’année.
• Assurer le reporting à temps des décès des RCs dans Horizon et au BN tout en renseignant et exploitant la base de données WARO Death Report) pour une meilleure redevabilité aux parrains.
• Renseigner régulièrement les formulaires de suivi du parrainage et les fiches de gestion des timbres puis les classer afin de faciliter la recherche et mieux faire face aux besoins de l’audit.
• Assurer la sécurité, la confidentialité et le reporting régulier ponctuel des données du système suivant les standards, critères, procédures et délais requis en coordination avec les ICT et le Sponsorship Systems Coordinator.
• En collaboration avec le staff du cluster, assurer la revue qualité de tous les éléments du parrainage « départ -arrivée-départ » (APR, cartes de vœux, ILs, SLs, requêtes d’informations de parrains, dons spéciaux (GN), lettres d’adieux, lettres spéciales, CEW, SACs), livrables du Sponsorship 2.0, mise à jour annuelle des données des RCs et de la participation) selon les normes et les délais du partenariat pour satisfaire les attentes des parrains, puis les enregistrer dans les sending files et procéder à l’expédition par la poste ou le mail.
• Contribuer à la formation du staff et des partenaires communautaires sur les standards et exigences du parrainage dans le cadre des plans intégrés de renforcement des capacités.
• Participer aux rencontres en ligne du WARO et du partenariat sur le parrainage pour s’informer des à mises jour en vue d’apporter un soutien technique plus efficace au personnel de terrain dans la mise en œuvre des activités du Parrainage.
• Accomplir toutes ces tâches en accord avec les valeurs et principes de l’organisation

Qualifications / Compétences / Aptitudes / Expérience requise

Les éléments suivants sont exigés à travers une combinaison de formation formelle, auto-formation, expériences, etc.

Qualification minimum exigée:

• Bac et diplôme en secrétariat ou diplôme équivalent
• Expérience en secrétariat ou bureautique
• Compétences techniques:
• Connaissance en anglais
• Connaissance de l’outil informatique
• Connaissance en archivage

Autres remarques pertinentes

• Capacité d’initiatives, de planifications, de suivi de la performance
• Capacité de Communication
• Capacité à travailler dans une équipe pluridisciplinaire et à coordonner un travail

Date limite Dépot : 26 avril 2023