Sous la direction générale du Directeur Pays Adjoint/Opérations et sous la supervision directe de l’associé aux achats, et en étroite collaboration avec tous les membres de l’unité des services généraux, le stagiaire exercera les fonctions d’aide à la préparation des bons de commande de services divers et de toute autre tâche logistique ayant trait à l’acquisition et aux services généraux. Accessoirement il peut être appelé en appui au chargé des voyages ou de l’administration en cas de besoin.
Taches et responsabilités
- Appui les Services Généraux dans la clôture des comptes, à l’organisation d’ateliers et à l’archivage électronique des contrats de Consultants et les POs;
- Prépare les autorisations de voyage pour les fonctionnaires et participants à des conférences/séminaires et les ordres de mission pour les fonctionnaires en mission sur le terrain. S’occupe des réservations auprès des compagnies aériennes et des agences de voyage ;
- Assure la distribution des fournitures au personnel et prépare le rapport mensuel sur l’utilisation des fournitures et élabore la liste des articles à commander ;
- Prépare le draft des rapports hebdomadaires (activités de la section, fournitures de bureau et carburant) à présenter au management après compilation ;
- Assiste les Services Généraux dans les tâches relatives aux acquisitions;
- Fournit au service des Finances les copies des bons de commande avec les autorisations permettant le paiement des factures ;
- Mise à jour de la base de données des IC dans le SharePoint et archivage électronique des dossiers dans la même base ;
- Archivage des POs dans SharePoint ;
- Assume toute autre tâche entrant dans le cadre de ses compétences.
Compétences
Compétences intrinsèques :
- Démontrer l’engagement aux missions, visions et valeurs des Nations Unies;
- Faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences culturelles, de genre, race, nationalité et d’âges.
Compétences fonctionnelles :
- Développement et Efficacité Opérationnelle
- Capacité d’entamer plusieurs activités spécialisées dans les domaines des acquisitions de biens et de services;
- Bonne connaissance des règles du PNUD.
Leadership et Autogestion
- Se focaliser sur les résultats pour le client ;
- Travailler avec énergie et une attitude positive et constructive;
- Rester calme, sous contrôle et de bonne humeur même sous pression;
- Démontrer une ouverture au changement.;
- Répondre positivement aux opinions divergentes.
Formation/Éducation :
- Etre inscrit dans un programme d’études supérieures (maîtrise ou équivalent) en en Administration, Économie ou Gestion ou disciplines similaires.
- Etre inscrit au moins en 3ème année d’université (minimum licence) en en Administration, Économie ou Gestionou disciplines similaires épondant aux exigences du poste;
- Avoir obtenu son diplôme dans l’année en cours.
Expérience
- Minimum Bac +2 en Marketing, Administration, Logistique ou Communication
- Assistance Logistique, avec une expérience confirmée avec les organisations internationales serait un atout.
- Une expérience avec le Système des Nations Unies, avec connaissance de l’environnement Atlas serait un atout
Langues :
Français courant;
un très bon niveau d’Anglais est requis.
Informatique :
Maitrise des logiciels Word, EXCEL, Powerpoint et usage courant de l’internet
Conditions
Le PNUD n’est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours du stage et , par conséquent, le stagiaire devra fournir une preuve d’inscription à un régime d’assurance-santé;
Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l’immigration et que, par conséquent, le stagiaire sera responsable d’obtenir les visas nécessaires. Le PNUD ne peut me soutenir que par la fourniture de la lettre d’invitation pour l’obtention des visas, si nécessaire.
Le ou la stagiaire perçoit une indemnité mensuelle de stage selon la grille en vigueur fixé par le Siège et toutes les charges liées au stage sont à la charge du stagiaire;
Le/la stagiaire accumulera des congés au rythme d’un jour et demi par mois. Tout jour de congé accumulé non utilisé à la fin du stage sera perdu. Toute absence injustifiée pendant la période de stage dépassant un total de neuf jours sera déduite de l’allocation mensuelle ;
Le stage au PNUD ne garantit pas systématiquement un emploi à la fin du stage ;
Le candidat sélectionné doit s’engager à respecter les obligations suivantes en ce qui concerne le programme de stage :
- Se conduire d’une manière compatible avec ses responsabilités en tant que titulaire d’un stage au PNUD ;
- Garder confidentiel tous les renseignements non publiés que le bureau communiquera au cours de son stage, et de ne pas publier les rapports ou documents de travail sur la base des informations obtenues au cours de ce stage, sauf avec l’autorisation du PNUD;
- Fournir un avis écrit en cas de maladie ou autres circonstances inévitables qui pourraient l’empêcher de remplir ses obligations ;
- Préparer un court rapport sur son stage à la fin de stage et de le soumettre au Département concerné ;
- Faire un entretien de sortie avant la date d’expiration de son stage.
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