HOMEPRO SN LIMITED recrute un(e) Archiviste pour son département d’Audit.
Missions et responsabilités
- Arrimer en temps opportun avec les commis aux archives de divers départements,
- Gérer scientifiquement et systématiquement les outils de réception, de classification, de catalogage, de compilation et de récupération de diverses archives désignées.
- Réduire les coûts fiscaux tout en garantissant le respect des réglementations relatives aux déclarations fiscales
- Vérifier si tous les aspects du contrôle interne de l’entreprise sont raisonnables et résoudre les problèmes liés aux éléments de contrôle interne déraisonnables et proposer des solutions
- Réduire les coûts fiscaux tout en garantissant le respect des réglementations relatives aux déclarations fiscales
- Achever et faire régulièrement classification des documents, de reliure de volumes, d’identification et de destruction.
- Soutenir et coopérer avec le DG, le service financier, le service de contrôle interne, le service d’audit et de surveillance dans l’inspection des dossiers.
- Mettre régulièrement dans l’inspection des dossiers électroniques et papiers, superviser et trier les problèmes de dossiers soumis par les différents services dans les délais impartis et demander leur rectification.
- Entretenir les travaux de nettoyage, de ventilation, de déshumidification, de prévention des incendies, d’antivol et d’assainissement de la salle des archives quotidiennes et du serveur local des archives électroniques.
- Former tous les départements, faire connaître et mettre en œuvre les exigences standard pour le transfert de fichiers, et exhorter tous les départements à achever les dossiers dès que possible.
- Fournir des services de duplication de fichiers au DG, au responsable financier, au service de contrôle interne et service d’audit et de surveillance selon les besoins.
- Tenir à jour le grand livre d’inventaire et l’enregistrement de transfert de fichiers et comprendre clairement l’état de conservation et l’état physique des fichiers.
- Examiner et suivre les principaux risques et problèmes des archives en temps opportun, et être responsable du retour régulier des archives pour garantir que les archives sont complètes.
- Formuler diverses fiches d’enregistrement en fonction de la situation réelle et enregistrer clairement le sommaire de la classification des dossiers.
- L’entrepôt des archives est un lieu important pour la conservation des dossiers, et le personnel non gestionnaire des archives n’est pas autorisé à entrer dans l’entrepôt sans autorisation.
- Le mot de passe pour la conservation des fichiers électroniques ne doit pas être fournie à l’extérieur sans l’autorisation du DG ou du directeur financier.
- Sans l’autorisation du DG ou du directeur financier et l’inscription dans l’enregistrement de transfert de fichier, les fichiers archivés ne seront pas fournis à l’extérieur.
Compétences et qualités requises
- Bac+3 en gestion administrative et à la gestion des archives, Spécialités liées à la fonction publique,
- Avoir des expériences en gestion administrative, gestion de dossiers
- Bonne connaissance des logiciels de gestion de fichiers
- · Etre organisé et avoir le sens de la confidentialité.
- Maitrise du pack office et autres
- Etre disponible, dynamique, rigoureux et intègre
- Etre un bon communiquant
- Bon sens organisationnel