Nous cherchons actuellement un prestataire événementiel dans le cadre de l’organisation d’un événement privé pour un de nos clients.
L’événement a pour but la promotion pour le lancement d’un prototype de véhicule électrique.
Il doit durer cinq jours dont trois jours à Dakar et deux jours a Saly, offrir une expérience immersive et interactive aux participants.
Liste des critères de l’événement :
1. Les objectifs de l’événement sont les suivants :
- Promouvoir le nouveau prototype de véhicule électrique auprès d’un public ciblé.
- Offrir aux participants une expérience immersive et interactive pour mieux comprendre les caractéristiques et les avantages du véhicule électrique.
- Susciter l’intérêt et la curiosité des médias et des influenceurs pour le véhicule électrique.
- Offrir un environnement confortable et accueillant aux invités, y compris un parking disponible et un buffet de qualité.
2. Lieux :
- Être suffisamment spacieux pour accueillir le prototype de véhicule
- Avoir un parking disponible pour au moins 200 personnes.
- Être facilement accessible par les transports en commun et les voitures.
- Avoir un accès Wi-Fi et une infrastructure audiovisuelle pour les présentations et les démonstrations.
Le lieu doit être aménagé de la manière suivante :
- Une zone d’accueil pour les visiteurs avec des affichages et des brochures sur le véhicule électrique.
- Une zone de présentation pour les démonstrations et les présentations audiovisuelles.
- Une zone d’exposition pour le prototype de véhicule électrique, où les visiteurs pourront l’explorer et poser des questions.
- Une zone de buffet pour les invités avec des rafraîchissements et des collations.
3. Animation :
L’événement doit inclure des animations interactives pour les visiteurs, telles que :
- Des démonstrations de conduite du prototype.
- Des sessions de questions-réponses avec des experts.
- Des simulations de conduite pour les visiteurs pour mieux comprendre le fonctionnement.
- Des présentations audiovisuelles sur les caractéristiques et les avantages.
4. Restauration :
Le buffet pour les invités doit inclure :
- Des boissons rafraîchissantes, telles que de l’eau, des jus de fruits et des sodas.
- Des collations salées et sucrées, telles que des petits sandwichs, des fruits frais, des biscuits et des chocolats.
5. Sécurité et réglementations :
- L’organisateur doit se conformer aux réglementations locales en matière de sécurité et de santé, et assurer la sécurité des visiteurs et du personnel pendant l’événement.
- Des mesures de sécurité supplémentaires peuvent inclure :
- La mise en place de dispositifs de sécurité pour protéger le prototype de véhicule électrique contre le vol ou les dommages.
6. Promotion médiatique :
- L’organisateur doit assurer la promotion de l’événement à la fois en ligne et hors ligne, en utilisant des canaux de communication adaptés à notre public cible
- Réaliser des interviews avec des acteurs majeurs du projet, afin de créer du contenu exclusif relatif à la promotion de notre évènement.
- Programmer et publier des communiqués de presse pour informer les médias de l’événement, en insistant sur les points forts et les bénéfices de notre produit.
- Diffuser des annonces publicitaires sur les réseaux sociaux, les sites web pertinents et les médias traditionnels, tels que les journaux et les magazines spécialisés en automobile au Sénégal.
- Constituer la revue de presse après l’évènement.
7. Support publicitaire :
L’organisateur devra assurer la création, l’impression et la diffusion de supports publicitaires tels :
- Flyers
- Kakemonos
- Banderoles
- Goodies
- Badges des invités
8. Échéancier d’organisation et de suivi de projet
- L’organisateur devra travailler en partenariat avec la RDE a la création d’un système qui permettre de suivre les différentes étapes du projet
- L’organisateur devra aussi contacter les différents invités sur la base du carnet d’adresse fourni par la RDE et établir un fichier prévisionnel de présence.
Critères de sélections
Le prestataire devra répondre aux critères de sélections suivants :
Aptitude à exercer une activité professionnelle :
Le prestataire doit être immatriculé au registre du commerce ou démontrer qu’il est membre d’une organisation spécifique ou qu’il est en possession d’une autorisation spécifique pour prester.
Capacité financière et économique :
Le prestataire doit posséder une capacité économique et financière suffisante pour exécuter la mission. Il devra présenter un document démontrant sa capacité financière
Les documents acceptés sont :
- Le chiffre d’affaires global de l’entreprise portant sur les trois derniers exercices
- Le chiffre d’affaires du domaine d’activité faisant l’objet du marché portant sur les trois derniers exercices
- La preuve d’une assurance ou, le cas échéant, une déclaration bancaire. Le montant minimum de la couverture doit être indiqué.
Capacité technique ou professionnelle :
Pour être sélectionné, le prestataire doit posséder une capacité technique et professionnelle suffisante pour exécuter la mission.
La capacité technique et professionnelle peut être démontrée par un ou plusieurs des moyens de preuve suivants :
- Une liste des travaux exécutés au cours des trois – cinq dernières années au maximum ou assortie de certificats de bonne exécution
- L’indication de la part du marché que le prestataire a éventuellement l’intention de sous-traiter
Le recours à la capacité des tiers :
Pour pouvoir démontrer sa capacité à exécuter la mission, un prestataire peut s’appuyer sur les capacités d’autres entités (une filiale, un sous-traitant, …), quelle que soit la nature juridique du lien qui l’unit à ces entités, pour remplir les critères relatifs à la capacité économique et financière et les critères relatifs aux capacités techniques et professionnelles, visés ci-avant.
La date limite des candidatures est fixée pour le 17/04/2023.
Postuler à l’adresse suivante : [email protected]
Nous garantissons la transparence dans la sélection des candidatures.