Dimensions du poste
Ce poste permettra d’appuyer dans la coordination des activités du C19 RM notamment les aspects lies à la planification, le suivi-supervision des OCB et la réconciliation des pièces justificatives.
L’assistant (e) programme participera au suivi des KPI et des guidelines, au suivi des activités aux rencontres ainsi qu’aux supervisions intégrées. De plus, la position permettra à l’assistant (e) programme de se familiariser avec le système SAP, l’administration, les RH, les finances. L’assistant (e) appuiera techniquement également les activités du projet Global Fund tuberculose et paludisme ainsi que le projet de lutte contre le Covid/Relance de la vaccination (AMI) déroulée dans les mêmes zones d’intervention. L’assistant (e) devra travailler en étroite collaboration avec le personnel des Hub et des PIIA ainsi qu’avec le personnel des partenaires locaux.
L’assistant (e) est basé au bureau national ; il/elle travaillera avec les différentes parties prenantes identifiées.
Responsabilités
- Appuyer dans la planification des activités
- Préparer les requêtes, et faire le suivi
- Appuyer le Coordinateur dans l’organisation des ateliers, des rencontres, des missions avec les parties prenantes ;
- Participer aux supervisions des différents projets et aux supervisions intégrées ;
- Rédiger les rapports et les comptes rendu de réunions, d’atelier, etc.
- Participer à la coordination entre les projets C19 RM, Global Fund, AMI ;
- Assurer la liaison entre les Hub, les PIIA et le CO ;
- Faire la saisie des documents (lettres administratives) et leur archivage ;
- Rédiger les correspondances ;
- Être en relation avec les partenaires ;
- Accompagner le staff pour les opérations sur le terrain dans les zones non couvertes par Plan dans la mesure du possible.
Implémentation de la sauvegarde des enfants et des jeunes
Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
Relations de travail cles
L’assistant (e) programme va interagir avec :
- Le Coordinateur du projet C19 RM
- Le CoP des projets Global Fund
- Le Coordinateur du projet AMI
- Les staffs du projet Global Fund
- L’équipe finance de Plan International Sénégal
- L’équipe des ressources humaines
- L’équipe administration et Logistique
- L’équipe Communication
- L’équipe Grants/Partenariat de Plan International Sénégal
- Les équipes au niveau des Hub
- Les partenaires (ONGS, OCB, Collectivités Territoriales, Districts sanitaires, etc.)
Expertise technique, compétences et connaissances
L’assistant (e) programme devra disposer :
- D’un Diplôme d’enseignement supérieur (Bac+2) en Administration, gestion ou bien disposer d’une Licence en Santé Communautaire ;
- Avoir au minimum 1 année d’expérience dans un poste similaire ;
- Avoir une bonne connaissance des stratégies de coordination, de planification, de suivi, de rapportage de projet ;
- Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire et sous pression ;
- Avoir une bonne expression écrite et orale en français.
Compétences
- Bonnes connaissances des procédures de coordination, planification, suivi-évaluation ;
- Connaissances en gestion administrative ;
- Bonne connaissance de l’environnement des ONG (pas obligatoire) ;
- Capacité de rédaction en français et en anglais ;
- Bonne maîtrise de l’outil informatique (Environnement Windows, Word, Excel, PowerPoint Access, internet…) ;
- Avoir une bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
- Etre de bonne moralité, être intègre et impartial ;
- Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
- Excellentes capacités d’organisation.
Les valeurs de plan international en pratique
Nous sommes ouverts et responsables
- Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
- Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d’intégrité.
- Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
- Etre honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs.
- Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes
Nous œuvrons pour un impact durable
- Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
- Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
- Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
- Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité
Nous travaillons bien ensemble
- Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c’est approprié.
- Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- S’engager et bien travailler avec les autres hors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et habilitants
- Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
- Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
- Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
- Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel
Environnement physique
L’assistant (e) programme sera basé à Dakar au Country Office. IL/Elle sera dans un environnement de travail normal avec des déplacements vers les différentes zones d’intervention de l’organisation et parfois en dehors de la zone d’intervention.
Niveau de contact avec les enfants
Contact moyen : Interaction occasionnelle avec les enfants
Comment postuler ?
Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous et envoyer votre candidature au plus tard le 25 Janvier 2023
Votre candidature doit être accompagnée :
- D’une lettre de motivation claire
- D’un CV détaillé et compréhensible incluant le contact de quatre (4) personnes de référence professionnelle, dont l’une devra être votre employeur actuel.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Pour postuler à cette offre, veuillez cliquer sur le lien suivant : jobs.plan-international.org.