PAM recrute un Assistant administratif

A propos du PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

Quel est le contexte de ce besoin :

Au Sénégal, le PAM met en œuvre un Plan Stratégique Pays 2019-2024 aligné sur les priorités nationales et qui vise à appuyer les efforts du Gouvernement dans la lutte contre la faim et la malnutrition. En partenariat avec les agences du Système des Nations et les autres acteurs concernés, le PAM fourni une assistance alimentaire et nutritionnelle à travers un paquet de services comprenant à la fois des réponses aux chocs et l’appui à la résilience des communautés les plus vulnérables. Le programme d’alimentaire scolaire à base de produits locaux nutritifs contribue à structurer les interventions du PAM qui, pour l’essentiel, se font au travers des transferts monétaires.

Le PAM reste un acteur majeur dans le dispositif de lutte contre la malnutrition, notamment à travers la mise en place de différentes plateformes comprises dans l’initiative du Scaling Up Nutrition (SUN).

Le PAM intervient dans les 14 régions du pays, avec la présence effective de deux bureaux de terrain à Matam et Kolda, ainsi que d’une antenne à Kaolack.

Sous la supervision de l’Administration Officer – Head of Unit, l’Administration Assistant sera chargé(e) de fournir un large éventail de processus et d’activités de soutien à l’unité administrative au sein du Bureau Pays et dans les sous-bureaux, afin de faciliter une prestation de services efficace. Le candidat devra également gérer tous les aspects liés au Protocole au niveau du Bureau Pays.

Pourquoi travaillez avec nous ?

Ce poste vous offre une opportunité passionnante de travailler dans une équipe multiculturelle et interdisciplinaire au sein d’une organisation unique par sa mission et son impact. De plus, nous offrons au PAM :

Des carrières enrichissantes qui permettent de changer les choses

Notre action au quotidien améliore la vie des personnes que nous servons.

Formation et apprentissage continus

Nous fournissons des outils d’apprentissage à nos employés pour leur permettre de développer leur carrière en permanence.

Un environnement professionnel multiculturel et stimulant

Nous encourageons l’équilibre hommes/femmes et la diversité culturelle pour renforcer nos équipes.

Qu’est-ce qui est attendu de vous ?

Pour cette mission, vous devrez avoir :

Formation

Diplômé (e) de Licence (Bac +3). Un diplôme d’études supérieures en administration des affaires, ou dans un domaine fonctionnel connexe est souhaitable.

Expérience

Cinq années ou plus d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative d’un bureau, avec une expérience générale du travail et des responsabilités administratives requises.

En tant qu’assistant(e) administratif(ve), vous serez un élément indispensable du bureau. Vous fournirez un soutien administratif essentiel, maintiendrez les systèmes d’organisation et contribuerez à assurer le bon déroulement des opérations. Vous devrez faire preuve d’un grand sens de l’organisation, d’un grand souci du détail, d’une communication efficace et d’une capacité à mener plusieurs tâches de front.

Compétences techniques et interpersonnelles

• Comprendre et suivre les procédures bureautiques standard, telles que le traitement du courrier, la gestion des appels téléphoniques et des rendez-vous, le classement et l’archivage des documents.
• Posséder de solides compétences en matière de communication orale et écrite pour interagir avec les collègues, les clients et les collègues de manière professionnelle, en français avec une bonne connaissance de l’anglais.
• Une bonne capacité d’écoute est également essentielle.
• Maîtriser les logiciels de bureautique courants tels que Word, Excel, PowerPoint, et Outlook.
• Avoir de solides capacités d’organisation pour gérer des tâches multiples, établir des priorités, respecter les délais et maintenir un flux de travail efficace. Le souci du détail est essentiel pour la tenue précise des dossiers et la gestion des documents.
• Être capable de hiérarchiser les tâches, de gérer efficacement son temps et de travailler efficacement pour respecter les délais.
• Posséder des compétences analytiques et de résolution de problèmes pour identifier les problèmes, proposer des solutions et prendre des décisions judicieuses de manière indépendante.
• Comprendre l’importance de la confidentialité dans le traitement d’informations sensibles, telles que les dossiers du personnel, les données financières et les stratégies commerciales.
• Fournir un excellent service à la clientèle, tant en personne qu’au téléphone. Faire preuve de professionnalisme, de patience et de capacité à gérer des situations difficiles ou des personnes exigeantes.
• Faire preuve de flexibilité et de polyvalence (multitâches).
• Collaborer efficacement avec les collègues et les parties prenantes.
• Connaître les équipements courants tels que les imprimantes et les scanners.
• Comprendre l’importance d’une tenue précise des dossiers, y compris la tenue des fichiers, la mise à jour des bases de données et l’organisation des documents pour en faciliter la recherche.
• Se comporter de manière professionnelle, maintenir une attitude positive et respecter l’étiquette sur le lieu de travail.
• Être familier avec les logiciels spécifiques au PAM comme WINGS, ITS, etc. ou les outils couramment utilisés dans le domaine de l’administration.

Lieu : Diamniadio – Dakar, République du Sénégal

Date limite : 09 août 2023.