L’OIM recrute un assistant de soutien régional. Contexte organisationnel et portée L’Organisation internationale pour les migrations (OIM) fait partie du système des Nations Unies en tant que principale organisation intergouvernementale promouvant une migration humaine et ordonnée au profit de tous, avec 174 États membres et une présence dans plus de 100 pays. Créée en 1951 et désormais active dans plus de 400 sites de terrain dans le monde, l’OIM travaille avec des partenaires, le gouvernement et la société civile pour : Aider à relever les défis opérationnels de la migration et de la mobilité Faire progresser la compréhension des problèmes de migration Encourager le développement social et économique par la migration ; et Défendre la dignité humaine et le bien-être des migrants et des populations mobiles. Le Bureau régional de l’OIM pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre, couvrant 23 pays, a défini trois objectifs stratégiques régionaux pour la période 2020-2024 sur la base des trois piliers de la Vision stratégique de l’OIM (2019-2023). Ces objectifs se renforcent mutuellement et témoignent de l’ambition de l’Organisation d’être le moteur de la conversation mondiale sur la migration. Ils répondent aux défis actuels et émergents, positionnant l’Organisation pour mieux servir les États membres et les populations migrantes à toutes les étapes de leur voyage à travers la région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre et au-delà.
Fonctions principales / Responsabilités
Sous la supervision générale du directeur régional adjoint et la supervision directe du responsable régional de la politique et de la liaison et en étroite coordination avec le responsable régional de la sécurité, le titulaire s'efforcera d'apporter un soutien efficace au bureau exécutif et à l'unité de la politique régionale et de la liaison ( RPLU) ainsi qu'au responsable régional de la sécurité.
Il/elle devra notamment :
Fournir un soutien administratif et logistique au bureau exécutif et à la RPLU, y compris, mais sans s'y limiter, un soutien dans les préparatifs de voyage, les achats ainsi que l'organisation, la mise en œuvre et le suivi des ateliers et des réunions.
Aider à organiser et coordonner des conférences, des sessions de formation, des réunions et des visites VIP à l'intérieur et à l'extérieur des locaux de l'OIM.
Mettre à jour les outils de gestion des connaissances du bureau exécutif et du RPLU, y compris les points de partage et les équipes.
Suivre les demandes de contribution, d'examen et de coordination, y compris les rapports, soumis au RPLU, leurs délais et points d'action, mettre régulièrement à jour la matrice des projets du bureau régional et fournir des mises à jour régulières au RPLU.
Soutenir la préparation de rapports en anglais et en français.
Soutenir, au besoin, la collecte d'informations sur un large éventail de sujets pertinents pour le mandat de l'OIM ainsi que le travail de la RPLU.
Conserver et archiver correctement la documentation d'administration de la sécurité (autorisations de voyage, profils TRIP, listes du personnel, etc.) pour un accès futur si nécessaire.
Mettre à jour et coordonner avec les unités concernées pour s'assurer que le plan de contingence des activités (PCA) est mis à jour au besoin.
Coordonner avec l'unité des ressources humaines pour s'assurer que la liste du personnel est mise à jour sur une base hebdomadaire et mettre à jour les listes du directeur et du personnel pour le personnel national et international selon les besoins.
Aider l'agent de sécurité régional (RSO) à maintenir l'inventaire et à surveiller l'utilisation des équipements de sécurité tels que les radios, les indicatifs d'appel du personnel, les téléphones satellites, les trousses de premiers soins, le sac de traumatologie, le stock d'urgence, etc. Assurez-vous que les actifs de sécurité sont correctement entretenus.
Établir et maintenir, au nom de l'assistant régional de sécurité (RSA), un registre des événements quotidiens (RDO) et enregistrer tous les événements et incidents signalés au Bureau de la sécurité et de la sûreté du personnel (OSS).
Effectuer toutes autres tâches qui peuvent être assignées.
Qualifications et expérience requises
Éducation
Baccalauréat en sciences politiques/sociales, relations internationales, application de la loi, sécurité ou gestion des catastrophes avec trois ans d'expérience professionnelle pertinente ; ou
Diplôme d'études secondaires en sciences politiques/sociales, relations internationales, application de la loi, sécurité ou gestion des catastrophes avec cinq années d'expérience professionnelle pertinente.
Expérience & compétences
Expérience de travail avec les Nations Unies et / ou des ONG internationales sur la gestion de la sécurité, la coordination, le soutien aux programmes, la gestion des données et de l'administration.
Excellentes compétences en rédaction et en communication; capacité et expérience avérée à préparer et présenter des documents et des rapports clairs et concis en français et en anglais
Excellentes capacités d'organisation et de coordination
Solides capacités de réflexion analytique et créative.
Connaissances informatiques élevées ; familiarité avec le traitement de texte standard, les tableurs, les bases de données, l'édition, la recherche sur Internet et la communication par courrier électronique.
Engagement personnel, flexibilité, efficacité et recherche de résultats ; capacité à effectuer des recherches et à prendre des décisions efficaces sous la pression du temps.
Capacité à travailler efficacement et harmonieusement avec des collègues de cultures et d'horizons professionnels variés.
Langues
La maîtrise du français et de l'anglais est requise.
La maîtrise du portugais sera un atout.
Compétences requises
Le titulaire doit démontrer les valeurs et les compétences suivantes :
Valeurs
L'inclusion et le respect de la diversité respecte et promeut les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l'inclusion dans la mesure du possible.
Intégrité et transparence : maintenir des normes éthiques élevées et agir conformément aux principes/règles organisationnelles et aux normes de conduite.
Professionnalisme : démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et exerce un jugement prudent pour relever les défis quotidiens.
Les compétences de base
Travail d'équipe : développe et promeut une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
Fournir des résultats produit et fournit des résultats de qualité d'une manière axée sur le service et en temps opportun ; est orienté vers l'action et s'engage à atteindre les résultats convenus.
La gestion et le partage des connaissances cherchent en permanence à apprendre, à partager les connaissances et à innover.
Responsabilité : assume la responsabilité de la réalisation des priorités de l'Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des questions complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Autre
La nomination est assujettie à la confirmation du financement.
La nomination sera subordonnée à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination.
Les candidatures féminines sont encouragées à postuler.
Application
Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur candidature (CV et lettre de motivation dans un fichier PDF unique) par mail:[email protected] avant le 30/09/22, avec l'objet du mail : « ROWCA-HR-22-001-SVN »
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.