FAO recrute Assistant opérations

Cadre organisationnel

Le Bureau Sous-régional de la FAO pour l’Afrique de l’Ouest est principalement responsable de l’identification, de la planification et de la mise en œuvre des activités prioritaires de la FAO dans l’Ouest Afrique. Il sert de point focal pour toutes les questions liées à l’alimentation, la nutrition et l’agriculture. En son sein, l’équipe d’Urgence et de Résilience aide à maintenir et renforcer les liens de collaboration avec les Représentations de la FAO dans les pays et les partenariats constructifs avec les sous-régions organismes de développement. L’équipe facilite la fourniture de conseils ou d’assistance techniques coordonnés en FAO, selon les besoins, conformément à l’approche décentralisée et au principe de subsidiarité, en servant de porte d’entrée en Afrique de l’Ouest et en mobilisant une expertise supplémentaire sur tous les sites

Position hiérarchique

L’assistant (e) aux opérations relève directement du chargé de l’administration au niveau du Bureau Sous-régional, en étroite collaboration avec le Responsable de l´équipe d´urgence et de Résilience et entretient également une collaboration étroite avec les équipes de programme, d’opérations et d’administration de la représentation de la FAO pour une prestation de services fluide afin d’atteindre les objectifs de l’organisation.

Domaine de spécialisation

L’assistant (e) aux opérations fournira un soutien aux opérations quotidiennes de l´unité d´urgence et de Résilience, à la gestion de l’information et aux activités de reporting, de suivi et d’évaluation.

Tâches et responsabilités

• Soutenir les opérations quotidiennes du projet (tous les aspects du cycle du projet liés au suivi et au reporting des activités financières) ;
• Préparer, en consultation avec le gestionnaire de projet et l’administration, les plans opérationnels et d’approvisionnement en services, biens et ressources humaines ;
• Travailler avec l’administration/les finances et les ressources humaines pour assurer la fourniture en temps opportun d’intrants pour le personnel, les services de support technique, les sous-traitants, la formation, l’équipement/fournitures et d’autres besoins liés aux opérations du projet.
• Consolider les spécifications techniques des intrants et des services, assurer l’approbation technique par les unités techniques du LTO ou du siège (le cas échéant),
• Exécuter des fonctions opérationnelles liées au processus d’approvisionnement, y compris la préparation des documents liés aux actions d’approvisionnement assignées ; faire le suivi pour s’assurer que les actions sont complétées en temps opportun
• Entreprendre un suivi mensuel de l’exécution/livraison du budget du projet bébé ; examiner les listes de transactions de projets pour garantir une comptabilité appropriée par rapport aux lignes budgétaires ; aider le responsable du programme pour le budget et les finances à préparer des rapports financiers mensuels basés sur les résultats et à prendre des mesures correctives (arriérés de frais, modifications du financement, remboursement du détachement, etc.) si nécessaire ;
• Assister le chef de projet et le responsable du budget et des finances dans l’allocation des fonds, les révisions budgétaires, les autorisations budgétaires sur le terrain, etc. ; en utilisant FPMIS, IMIS, GRMS, etc.
• Accompagner le chef de projet dans l’identification des partenaires et prestataires
• Surveiller les contrats signés avec les fournisseurs en informant le chef de projet des problèmes, des délais de produits et de l’élaboration des modifications à l’appui ;
• Aider le chef de projet à préparer la LoA, à obtenir les autorisations nécessaires et la DOA si nécessaire.
• Organiser les opérations nécessaires à la signature et à l’exécution des lettres d’accord (LoA) avec les partenaires concernés du projet ; assurer un suivi et un contrôle étroits de leur mise en œuvre, y compris le suivi des dépenses et la soumission de rapports financiers mensuels selon les besoins.
• Entreprendre des visites de suivi sur le terrain auprès des bénéficiaires lorsque cela est nécessaire pour apporter un soutien dans la mise en œuvre opérationnelle des différentes initiatives,
• Aider le chef de projet à garantir l’exhaustivité, l’actualité et la qualité des données et de la documentation du projet dans le FPMIS tout au long du cycle du projet (cela inclut, entre autres, l’insertion et la mise à jour des données LFM, plan de travail et budget) ;
• Aider le chef de projet à surveiller les progrès réalisés dans l’atteinte des résultats du projet conformément au LFM et au plan de travail, ainsi que les risques auxquels le projet est confronté, en attirant l’attention sur les goulots d’étranglement et les contraintes, en identifiant et en proposant des mesures correctives le cas échéant ;
• Soutenir le chef de projet dans la coordination et la préparation en temps opportun des rapports d’avancement et des rapports finaux du projet, contribuer aux notes d’information du projet/programme et aux rapports complets, aux rapports d’évaluation, aux documents de projet, aux déclarations et à la correspondance à usage interne et pour les gouvernements bénéficiaires et les donateurs.
• Participer aux réunions internes, facilitant l’échange d’informations, la collecte et la classification des informations
• Soutenir le chef de projet dans l’organisation d’ateliers et de réunions multi-acteurs tout au long de la vie du projet ;

Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants

Conditions minimales à remplir

• Diplôme universitaire en économie, en administration des affaires, en finance ou dans un domaine connexe.
• Au moins cinq années d’expérience pertinente en gestion de bureau, administration, comptabilité et/ou audit, budget ou finances et en exploitation et gestion de projets liés à la gestion des ressources naturelles, y compris une expérience de terrain dans des pays en développement, notamment en Afrique de l’Ouest.
• Connaissance courante de l’anglais et du français.
• Ressortissant du Sénégal.

Compétences de base exigées par la FAO

• Attention portée aux résultats
  Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques/fonctionnelles

• Une expérience professionnelle dans plusieurs lieux ou domaines de travail, en particulier dans des postes sur le terrain, est souhaitable.
• Connaissance approfondie des questions forestières/environnementales, une connaissance spécifique de la foresterie en Afrique de l’Ouest est un atout.
• Étendue et pertinence de l’expérience dans le domaine de l’administration, des ressources humaines, des finances et de la gestion ;
• Étendue et pertinence de l’expérience en matière de formulation, d’analyse, de planification et de mise en œuvre de programmes/projets ;
• Niveau de connaissance des processus de planification et budgétaires et des outils associés, en particulier ceux de la FAO ;
• La compréhension des politiques et programmes de la FAO est considérée comme un atout majeur.
• Solides compétences et connaissances en informatique ;
• Étendue et pertinence de l’expérience professionnelle auprès des ONG, des Nations Unies, des gouvernements nationaux, des organisations intergouvernementales et internationales ;
• Bonnes compétences analytiques et capacité à synthétiser une grande quantité de données en connaissances analytiques et pratiques.
• Étendue et pertinence de l’expérience en administration publique
• Compréhension démontrée de l’objectif et des fonctions des programmes techniques, des directives opérationnelles et des procédures de gestion des programmes/projets, de préférence ceux adoptés par les Nations Unies ou la FAO seraient considérés comme un atout

Date limite : 20 Février 2024.