À Propos de Corpsafrica
Chargé (e) Financier et Administratif Directrice adjointe pays Finance
Fondé en 2011, CorpsAfrica offre aux jeunes africains la possibilité de servir dans leur propre pays, sur le modèle du Peace Corps. Nous formons de jeunes diplômés des universités que nous envoyons vivre, pendant une période allant de 10 mois à un an, dans des communautés rurales très pauvres pour faciliter des projets à petite échelle et à fort impact auto-identifiés par les populations locales. CorpsAfrica vise ainsi à créer une culture du service public en Afrique en donnant aux participants la possibilité d’appliquer leur éducation, leurs compétences et leur énergie pour faciliter des projets au niveau de communautés vulnérables. www.corpsafrica.org.
Description du poste
Le Chargé (e) Financier et Administratif a la responsabilité globale de garantir une utilisation efficace et transparente des ressources financières et l’intégrité des services financiers. II/Elle est responsable de la gestion de l’administration globale du bureau, y compris la gestion du personnel, la logistique, les voyages et la sécurité du bureau et du personnel. Il/elle supervisera les systèmes de contrôle comptable et financier de CorpsAfrica/Sénégal et veillera à ce que des contrôles internes adéquats et appropriés soient mis en place pour répondre aux normes comptables généralement reconnues.
Le Chargé (e) Financier et administratif relève directement de la directrice adjointe pays mais travaille en étroite collaboration avec tous les départements de CorpsAfrica. II/Elle supervisera le comptable. Le Chargé (e) administratif et financier adopte une approche pratique de la gestion des risques et fournit des conseils avisés sur les ressources financières ou la mise en œuvre réussie de la gestion des risques organisationnels. Cette position collaborera aussi avec les chargés de finances et de la RH du bureau de support global de CorpsAfrica.
Rôles et responsabilités
Gestion Financière, Comptabilité, Analyse et Contrôle
- Surveiller et analyser les données comptables et financières, suivre les progrès et signaler les écarts à l’aide des systèmes et protocoles financiers établis, avec une supervision limitée.
- Préparer mensuellement les rapports financiers et prévisionnels pour le bureau exécutif.
- Assurer l’examen de la situation de trésorerie pour garantir des fonds disponibles suffisants pour les décaissements, la préparation en temps opportun des prévisions mensuelles de flux de trésorerie.
- Participer aux processus budgétaires, qui impliquent la préparation et la soumission du budget dans le format prescrit et dans les délais convenus.
- Assister les autres départements (programme, communications, S&E, Coordination des alumni…) dans la préparation et la mise en œuvre de leurs budgets.
- Développer des relations externes avec des contacts appropriés, par ex. auditeurs, avocats, banquiers et organismes statutaires tels que les autorités fiscales.
- Participer à l’identification des risques auxquels l’organisation est confrontée, ainsi qu’à l’identification et à la mise en œuvre des interventions et/ou contrôles appropriés.
- Exercer des connaissances spécialisées et fournir des conseils techniques lorsque cela est nécessaire sur l’application des principes de comptabilité financière, la classification, la mesure et l’enregistrement des transactions financières.
- Exercer des connaissances spécialisées et fournir des conseils techniques lorsque cela est nécessaire sur l’interprétation professionnelle des informations financières pour appuyer la prise de décision.
- Exercer des connaissances spécialisées et fournir des conseils techniques lorsque cela est nécessaire pour identifier, évaluer, prioriser et gérer les risques lors de l’exécution du budget.
- Utiliser des connaissances et des compétences approfondies pour travailler de manière indépendante, tout en formant les autres à la réalisation d’analyses, à la création de rapports et à la fourniture de conseils sur les questions fiscales.
Gestion des ressources humaines
- Gérer et Développer davantage les ressources humaines de CorpsAfrica/Sénégal. Cela comprend :
Gérer les processus de recrutement de la conception à l’embauche, en veillant à ce qu’ils soient cohérents et rationalisés. - Améliorer le développement professionnel, la rémunération et les avantages sociaux, l’évaluation des performances, la formation et la gestion des plans de carrière.
- Évaluer périodiquement les besoins en personnel des différentes unités fonctionnelles et concevoir un plan et un processus de recrutement afin de trouver et d’embaucher les meilleurs talents.
- Préparation et procéder à l’examen des salaires, et la gestion des régimes d’avantages sociaux du personnel (pension, assurance maladie, allocations, etc.).
- Veiller au respect constant des principes d’égalité des chances et de diversité; Gérer les fonctions globales de l’équipe administrative et superviser le personnel administratif incluant l’adjointe administrative, le chauffeurs et l’agent de sûreté et de sécurité.
- Diriger l’intégration et l’orientation du nouveau personnel
- Gérer les processus et les documents liés aux démissions ou aux licenciements du personnel ainsi qu’à d’autres tâches liées aux ressources humaines.
Gestion de l’Administration
- Examiner périodiquement et s’assurer que CorpsAfrica dispose de systèmes administratifs adéquats et solides avec des politiques transparentes en matière d’approvisionnement, de voyage, de recrutement et de logistique.
- Contrôler les processus opérationnels de chaque unité fonctionnelle par l’analyse et la collaboration et proposer des améliorations le cas échéant.
- Contribuer aux processus de budgétisation et au suivi, y compris les examens périodiques visant à identifier les mesures d’économie.
- Travailler en étroite collaboration et de manière transparente avec tous les partenaires externes, y compris les fournisseurs et consultants tiers.
- Négocier des contrats avec des tiers et veiller à ce que CorpsAfrica obtienne un bon rapport qualité-prix de la part des prestataires de services. Superviser les fonctions administratives ainsi que les équipements pour assurer des opérations efficaces et cohérentes à mesure que l’organisation évolue.
- Soutenir le développement, la maintenance et la conformité, ainsi que l’amélioration du manuel de sûreté et de sécurité.
- Exercer des connaissances spécialisées et fournir des conseils techniques lorsque cela est nécessaire pour assurer le plein respect des règles et réglementations applicables en matière de gestion du bureau de CorpsAfrica.
Gestion de la logistique
- Coordonner les voyages nationaux et internationaux du personnel et des personnes en mission pour CorpsAfrica et veiller à ce que les politiques et les procédures en matière de voyages soient bien appliquées.
- Établir de bons partenariats et négocier des tarifs préférentiels avec les agences de voyage et les hôtels.
- Aider à la planification et à l’organisation des réunions basées à Dakar. Assumer toute autre responsabilité supplémentaire entrant dans le cadre du poste, à la demande du directeur pays et du directeur pays adjoint.
Qualifications
- BTS ou diplôme d’études supérieures en finance, comptabilité, gestion ou dans un domaine connexe.
- Un minimum de 5 ans d’expérience dans l’administration et la finance auprès d’organisations internationales, dont au moins 2 ans d’expérience pertinente dans des programmes financés par des bailleurs. L’expérience doit comprendre une connaissance considérable des services de comptabilité, de paie, d’approvisionnement et de soutien logistique.
- Démontrer une capacité de communiquer clairement et efficacement avec tous les niveaux du personnel, et
- Exercer une grande discrétion
- Une connaissance pratique de la gestion des données à l’aide de divers outils, notamment Google suite, Microsoft Office, Quickbook pour les rapports financiers
- Connaissance approfondie des principes d’administration du personnel, de l’administration des salaires et traitements et du droit du travail sénégalais Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à travailler de manière indépendante et sous pression
- Maîtrise du français et bonne connaissance pratique de l’anglais
Postuler
Les candidat (es) intéressé (es) doivent soumettre une lettre de motivation illustrant les qualifications pertinentes pour ce rôle et un curriculum vitae au format PDF unique (intitulé « Nom_Prénom – Le Chargé (e) Financier et Administratif ) à [email protected], avec « Le Chargé (e) administratif et financier » dans la ligne d’objet.
Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler à temps plein au Sénégal et ne doivent pas avoir besoin de parrainage d’emploi. Seules les candidatures complètes seront prises en compte. La date limite pour postuler est le 15 octobre 2023.