Baobab Sénégal recherche un (01) Chargé (e) des Archives.
- Poste basé au Siège
- Reporte à la : Responsable Logistique
- Liens fonctionnels : Toutes les Directions et Services de l’institution (Fonction Transversale)
A propos de Baobab
Baobab est un leader dans l’inclusion financière digitale. Baobab offre ses services principalement à des particuliers, des micros et petites entreprises en Afrique et en Chine. Notre mission est de libérer le potentiel de nos clients en leur offrant des services financiers simples et faciles d’utilisation.
Fondée en 2005 sous le nom de Microcred, Baobab a aujourd’hui plus d’un million de clients et 4 000 employés à Madagascar, au Sénégal, au Nigeria, en Côte d’Ivoire, au Mali, au Burkina Faso, en République démocratique du Congo et en Chine.
Principales responsabilités
- Organiser la gestion et la conservation des fonds d’archives des agences, des services de Département du Siège Optimiser la gestion et la conservation des dossiers juridiques de MCS
- Former sur des techniques d’inventaires (Pré et archivage, échantillonnage, destruction, tri, techniques et normes de classement…)
- Promouvoir la prestation « archives »
- Mettre en place une méthodologie de diagnostic
- Assurer la traçabilité des archives
- Assurer la vérification des conditions d’archivages et de conservation sur site baobab.com
Missions générales du poste
- Rendre compte au supérieur hiérarchique de toutes les actions menées
- Respecter les normes archivistiques
- Elaborer des outils d’accès aux archives (guides, inventaires, base de données,…), adapter un système d’information
- Etablir le calendrier des interventions sur site
- Améliorer la gestion des flux des documents
- Effectuer un suivi des demandes de transmission de documents à archiver
- Animer des réunions d’informations sur les techniques d’inventaires et de conditions de conservation
- Apporter des conseils d’experts et transmettre les notions importantes dans le domaine de la conservation et de la gestion des fonds
- Sensibiliser les directions d’agence et du siège aux méthodes de recherche des documents d’archives classés et à la gestion de l’archivage des dossiers
- Inventorier les fonds, évaluer les besoins et proposer des méthodes d’archivage adéquate et à meilleur coût
- Trier les documents, déterminer l’élimination ou la conservation des archives
- Classer les archives
- Assurer la gestion de la collecte et de l’archivage des documents juridiques
- Organiser le dépôt des archives des agences vers le Centre des archives de l’Institution
- Transmettre les Bordereaux d’élimination pour accord de la Direction
- Transmettre le répertoire numérique des archives
- Choisir le conditionnement approprié, organiser la mise en cohérence des accès aux documents par site du réseau
- Organiser des expositions temporaires d’archives
- Rassembler les critères de choix et actualiser le plan d’archivage
- Assurer toutes autres tâches nécessaires à promouvoir la prestation « archives »
Profil recherché
- Niveau Bac + 03 minimum en science de l’information documentaire ou autre discipline connexe
- Maîtrise des outils de gestion électronique de documents ;
- Maîtrise du cadre juridique des archives ;
- Expérience d’au moins 03 ans dans le domaine de la conservation des archives (archiviste, bibliothécaire…)
- Connaissance bureautique : Word, Excel
- Intégrité morale et loyauté
- Rigueur, dynamique et sens de l’initiative
- Réactif et sens de l’organisation
- Aisance relationnelle, sens du contact et de l’écoute
- Capacité de travailler sous pression
- Bonne expression orale et écrite
- Sens des priorités
Contact
Veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à l’adresse mail suivante : [email protected] en mentionnant dans l’objet de votre email CA_2023 au plus tard le Vendredi 03 Novembre 2023.