Lieu du poste
Dakar, Sénégal, avec 25-30% de déplacement sur le terrain
Liens fonctionnels et hiérarchiques
Le/la Référent.e Logistique est sous la supervision hiérarchique du Responsable des Programmes du Desk et le management technique du/de la Directeur.trice Adjoint.e en charge de la Logistique.
- Il/elle encadre techniquement tous/toutes les Coordinateurs.trices Logistiques et les responsables d’approvisionnement de pays des missions du Desk 2.
- Il/elle travaille en étroite collaboration avec tous les autres membres de l’équipe du Desk.
- Il/elle travaille transversalement avec tous les départements : médical, financier, RH, logistique et responsable bailleurs.
Protection des bénéficiaires et des membres de la communauté
Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec des enfants ou/et des adultes vulnérables soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus), soit régulièrement (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou pendant la nuit) parce qu’il travaille dans le cadre de programmes nationaux, ou parce qu’il visite des programmes nationaux, ou parce qu’il est responsable d’application du processus de recrutement ; Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.
Mission principale
Le/la Référent.e Logistique garantit le soutien technique et logistique aux missions ALIMA, la pertinence et la cohérence des programmes logistiques développés pour soutenir les activités et une utilisation adéquate des ressources. Il/elle participe éventuellement aux ouvertures de missions par le bureau et effectue des visites régulières pour soutenir et renforcer les services logistiques de la mission. Il/elle conçoit les stratégies logistiques des missions avec les coordinateurs logistiques.
Activités principales
Travaux de conception et de réalisation de projets :
- Au sein du service logistique, il/elle contribue à l’élaboration des politiques logistiques et en assure la conformité et le suivi de ces politiques au sein des opérations réalisées.
- Au sein du Desk, il/elle participe à la définition des objectifs opérationnels et propose un soutien logistique adéquat aux missions.
- Il/elle Contribue au développement de projets et de leurs budgets dans son domaine d’expertise
- Il/elle garantit le contrôle, le suivi et l’évaluation des programmes et activités logistiques.
- Il/elle développe et soutient les RH logistiques, leurs compétences et leurs rôles.
- Il/elle garantit la qualité du matériel et des ressources et leur adéquation aux besoins.
- Il/elle garantit la mise en œuvre des projets innovants qui lui sont confiés.
- Il/elle assure une préparation adéquate des interventions d’urgence dans les pays sous sa responsabilité.
- Il/elle apporte une supervision technique et un accompagnement des programmes et la définition des opérations logistiques dans les pays
- Il/elle fournit un soutien technique à tous/toutes les Coordinateurs.trices logistiques pour mettre en œuvre des activités logistiques en fonction des demandes et des besoins, tels que la construction et la réparation des structures de santé, des hôpitaux, du circuit des patients, du WASH, des équipements biomédicaux, du transport, de la chaîne du froid, de l’approvisionnement, de l’énergie, de la réponse à épidémies et de la gestion du parc thermique.
- Il/elle s’assure de l’application des politiques logistiques d’ALIMA.
Gestion des achats
- En collaboration avec le service des achats, il/elle supervise la qualité et l’adéquation des besoins, le respect des plannings, l’organisation des moyens et le suivi requis.
- Il/elle assure une bonne qualité d’approvisionnement dans le respect des procédures logistiques ALIMA.
- Il/elle s’assure que les outils de logistique et de gestion des approvisionnements sont appliqués dans toutes les missions et effectuer leur analyse régulière (Chronogrammes d’achats et plans d’approvisionnement).
- Il/elle est responsable de la validation technique des moyens logistiques selon les besoins.
- Avec le service des achats, Il/elle soutient les équipes de mission dans le suivi des commandes internationales dans le respect des procédures établies.
- Il/elle assure le suivi de la gestion des actifs au niveau de la mission (véhicules, informatique et communication) équipements, groupes électrogènes, radio HF / VHF, équipement biomédical, etc.)
- Il/elle assure la liaison avec les transitaires pour faciliter le dédouanement de toutes les marchandises importées.
- Il/elle s’assure que la politique d’approvisionnement des pays ALIMA suit la procédure de liste anti-terroriste américaine.
- Il/elle connecte la mission et l’unité d’approvisionnement MSF via le portail.
- Il/elle s’assure que la politique d’approvisionnement de la mission permet un maximum d’autonomie au projet.
Gestion des ressources humaines
- Il/elle contribue à l’évaluation des besoins globaux en RH logistique au niveau de la mission selon les opérations développées.
- Il/elle contribue au recrutement de logisticiens expatriés pour renouveler le pool.
- Il/elle contribue à la responsabilisation et à la formation des logisticiens, éventuellement au cours des semaines de formation avec le soutien du service logistique.
- Il/elle soutient les missions en définissant les objectifs logistiques assignés à la Logistique et au suivi de leurs réalisations et mises à jour.
- Il/elle contribue aux briefings et débriefings de tout le personnel logistique expatrié.
Gestion de la sécurité
- Il/elle aide les missions à atténuer les risques pris par les équipes.
- Il/elle contribue à appliquer la politique PAX qui correspond à la liste de l’UE des compagnies aériennes non agréées.
- Il/elle soutient la mission pour la bonne utilisation et la fiabilité de tous les moyens et méthodes utilisés pour but de sécurité et de sûreté.
- Il/elle contribue à la définition et à la mise en œuvre de tous les éléments passifs / actifs des politiques de sécurité et de sûreté (locaux, gestion des déplacements, protection des données, communication, transport aérien de PAX, structures de santé).
- Il/elle contribue, en lien avec le Chef de Mission et le Responsable des Programmes, aux mises à jour et révisions régulières des outils de gestion de la sécurité en mission et partage son expertise en matière de sécurité et de sûreté.
Autres
Représente ALIMA au niveau régional et national dans différentes réunions (cluster logistique, Agences des Nations Unies, autres ONG, donateurs, etc.).
Cette description de poste n’est pas exhaustive. Le/la Référent.e Logistique peut être amené à assumer d’autres responsabilités et occuper d’autres postes en fonction des besoins RH et des opérations réalisées.
Formation, expériences et compétences
- Expérience démontrée en tant que Coordinateur Logistique, ayant au minimum 24 mois d’expérience réussie à ce poste, sur un volume d’activité supérieur à 1M€.
- Expérience démontrée en termes de gestion logistique de projets humanitaires.
- Une expérience dans un contexte d’intervention médicale est un plus.
- Connaissance de la logistique médicale est un plus.
Qualités du candidat
- Capacité à identifier les difficultés, anticiper les risques et formuler des recommandations ;
- Capacité à optimiser son poste en cohérence avec les objectifs et les moyens de l’association ;
- Capacités managériales ; sens de l’organisation et de la négociation ; aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles ;
- Compétence en formation, coaching et accompagnement des équipes.
- Capacité de travail en équipe dans des contextes multiculturels ;
- Autonomie et capacité d’organisation et de délégation ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Capacité à faire preuve de flexibilité et d’endurance ;
- Capacité d’écoute, patience ;
- Sens critique.
Langues
La maîtrise du français (lu, écrit, parlé) et de l’anglais est indispensable.
Conditions
- Durée et type de contrat : CDI de droit Sénégalais
- Prise de poste : Février 2023
- Salaire : 3.000€ net (Indicatif) et cela dépend de la composition familiale
- ALIMA prend en charge :
- Prime d’installation si employé. e recruté.e à l’international
- Couverture médicale familiale
- Billets d’avion personnel et famille annuel si employé. e recruté.e à l’international
- Prise en charge Ecole des enfants dans la limite de la politique ALIMA
Documents a envoyer
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne au plus tard le 27/01/2023
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ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.
Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
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