Groupe Info Etudes
le Miroir de l’école sénégalaise

Publicité

Air Sénégal SA recrute un(e) assistant(e) Personnel

Missions

Sous l’autorité du Directeur Général, l’Assistant(e) Personnel intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de son responsable.

ACTIVITES PRINCIPALES

1.      SECRETARIAT

Tâches de base attendues quant au secrétariat

o   Superviser le secrétariat ;

o   Recevoir et/ou identifier, au téléphone ou physiquement, les interlocuteurs de l’équipe de direction et assurer le suivi ;

o   Ecouter, comprendre les attentes et réactions des correspondants, les conseiller ou les orienter ;

o   Assurer la réception des correspondances et leur diffusion, la préparation du courrier sortant et son expédition ;

o   Etre responsable de la rédaction des courriers en collectant les instructions et informations nécessaires auprès des personnes concernées et veiller à la qualité de leur présentation ;

o   Assurer la programmation et la supervision des tâches de la secrétaire assistante et des chauffeurs.

–  Tâches de base attendues quant à l’assistance :

o   Assister l’équipe de direction dans l’organisation matérielle de ses activités et de ses relations avec les interlocuteurs internes et externes ;

o   Organiser les séances de travail (réservations de salles, convocations, préparation de dossiers….) et assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et en assurer le suivi pour les tâches qui incombent à l’équipe de direction ;

o   Assurer la coordination des activités des membres de l’équipe dirigeante ;

o   Organiser les départs en déplacements et les arrivées des membres de l’équipe, et le cas échéant des invités de la Société, en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achats de billets de transport, mise à disposition de véhicule, confirmation de réservations d’hôtels, avances de frais de mission, etc.) ;

o   Assister l’équipe dans la production des divers rapports ;

o   Etre le garant de la préservation de la confidentialité des informations de la Société.

 

2.      GESTION ADMINISTRATIVE

– Définir les procédures et normes de tenue, de classement et d’archivages des documents quels qu’en soient les supports (lettres, télécopies, courriers électroniques, rapports, documentation, ouvrages…), les appliquer, et s’assurer de leur correcte diffusion aux membres de l’équipe en vue de leur application par tous ;

– Gestion pratique du bureau et de l’environnement de travail : supervision du personnel de support (secrétaire rattaché, gardiens, équipe d’entretien, etc.) ; attention à l’état général des locaux ; supervision de l’exécution des travaux réalisés par des prestataires extérieurs ;

– Recevoir, traiter et transmettre des informations administratives diverses et enregistrer les évènements ;

–  Signaler dans les plus brefs délais à la direction générale toutes les anomalies constatées dans le cadre des travaux réalisés.

 

3.      ASSISTANCE EQUIPE

  • Rôle de coordinateur de l’équipe de direction ;
  • Liant de l’équipe :

o   Forte implication dans la transmission, la fluidité de l’information au sein de l’équipe de direction ;

o   Rôle central pour une ambiance sereine de travail.

 

4.      ASSISTANCE EVENEMENTS

  • Gestion des évènements en rapport avec le Service en charge du marketing : réunions diverses, cocktails ou dîners ; participation à des évènements et conférences ;
  • Supervision des prestations des fournisseurs.

 

Profil

  • Vous êtes titulaire d’un diplôme universitaire ou de grande école de niveau BAC+4/5 ;
  • Vous justifiez d’une expérience professionnelle de 5 ans minimum en tant qu’Assistant(e) de Direction ;
  • Vous avez des compétences dans la gestion de projets ;
  • Vous avez une bonne maitrise des applications de bureautique ;
  • Vous avez une excellente capacité rédactionnelle, une parfaite expression écrite et orale en français ;
  • Maitrise de l’anglais écrit et oral comme langue de travail.
Postulez
VOS CONTRIBUTIONS

Obtenez des mises à jour en temps réel directement sur votre appareil, abonnez-vous maintenant.

Laisser un commentaire

Votre adresse email ne sera pas publiée.