AFD recrute un Assistant de projet

Quel sera votre rôle ?

Sous l’encadrement du Responsable de Pôle Energie/Mobilité/Développement urbain/Secteur financier public et de la Responsable du Bureau de Proparco Sénégal, vous exercerez la fonction de secrétariat et d’assistant.e de projet avec les missions globales suivantes :

• Gestion des services généraux;
• Appui opérationnel aux deux structures;
• Gestion des communications internes et externes (enregistrement, traitement, diffusion et archivage des informations).

Plus précisément, il s’agira de:

Réaliser les missions de secrétariat et d’appui opérationnel:

• Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
• Organiser l’agenda des responsables du pôle STUPE et PROPARCO, et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
• Organiser la logistique des réunions internes, séminaires et des événements de communication externe.
• Tenir à jour la base de données clients de Proparco
• Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
• Scanner les courriers adressés aux deux structures, en particulier les demandes d’Avis de Non Objection, les demandes de versement, les requêtes et les documents originaux correspondant aux conditions suspensives des conventions de financement à adresser au pôle suivi des actes.
• Veiller à la transmission des courriers sortants, les scanner pour archivage;
• Tenir à jour le classement physique et électronique des courriers transmis par le Pôle et PROPARCO ;
• Réaliser des travaux d’appui (photocopies, impression, archivage, etc.) ;
• Élaborer les comptes rendus et note de réunion en interne.

Assurer un appui opérationnel aux chargés de projet et chargés d’affaires:

• Assister les chargés de projet et d’affaires dans le suivi de dossiers liés à l’activité (appui à la réalisation des diligences LCB/FT, transmission de documents au pôle versements, courriers de relance aux contreparties,…) ;
• Appuyer les chargés de projet et de mission dans la préparation des demandes de versements sur des projets du portefeuille de l’agence
• Préparation des conventions de financement ;

Organiser les missions et déplacements des membres de l’équipe et du siège:

• Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, programme et RDV, etc…;
• Procéder aux réservations nécessaires et à l’organisation des déplacements locaux (hôtel, véhicule…) ; s’assurer du bon déroulement et de la coordination de la mission ;
• Préparation des commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes;
• Participer à des missions de terrain en fonction des possibilités pour une meilleure implication dans la gestion des projets;

Intérim des autres assistantes en cas de besoin

Qui recherchons nous ?

Prérequis :

• Formation de niveau BTS/DUT ou équivalent
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Parfaite maîtrise du français (oral et écrit), solides capacités d’analyse, de rédaction et de synthèse
• Une bonne maitrise de l’anglais serait un atout
• Rigueur, sens de l’organisation et des priorités, respect des procédures et des délais,
• Réactivité et capacité d’adaptation à des interlocuteurs différents et variant fréquemment.
• Savoir-faire en matière de mise en forme des courriers et classement des dossiers
• Très bonne maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint)
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Gestion des priorités, qualités d’écoute, disponibilité et sens du travail en équipe
• Aisance relationnelle et sens de la communication
• Capacité de travail importante et résistance au stress
• Capacité à monter en compétence
• Capacité à résoudre des problèmes en toute autonomie
• Excellente présentation, habilités protocolaires

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?

L’agence de Dakar fait partie des implantations historiques du groupe AFD. Depuis 2008, l’AFD a engagé plus de 2 Md€ au Sénégal, tous produits financiers et tous secteurs confondus. Les secteurs couverts par l’AFD sont très divers : agriculture et développement rural, énergie, transports et développement urbain, secteur privé, eau et assainissement, éducation de base et formation professionnelle, santé, gouvernance, numérique, sport, industries créatives et culturelles. Le portefeuille de l’AFD au Sénégal, stricto sensu (i.e. hors projets régionaux suivis depuis Dakar), est constitué à ce jour d’une centaine de projets en cours d’exécution représentant 680 M€ de fonds restant à verser. L’agence de Dakar couvre 4 pays : le Sénégal, la Gambie, la Guinée-Bissau et le Cap Vert. Consultez la fiche pays : https://www.afd.fr/fr/page-region-pays/ Mot de votre futur manager : « L’agence de Dakar s’appuie sur une équipe d’une quarantaine de personnes, multiculturelle et multi-profils. S’y engager implique d’avoir d’importantes qualités relationnelles, le sens de l’interculturel et une grande capacité d’écoute et de respect des différents acteurs et partenaires.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?

Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.