Description
Rôles et responsabilités
- Gérer la réception et assurer l’interface avec les visiteurs du bureau;
- Veiller à ce que la zone de réception soit propre et attrayante, que le mobilier soit correctement disposé et que les magazines, brochures, journaux quotidiens et autres documents soient à jour ;
- Gérer le standard téléphonique, assurer une communication fluide entre APHRC et les parties externes ;
- Gérer le bureau du Directeur Régional de WARO et répondre aux questions en son absence ;
- Fixer des rendez-vous pour le Directeur Régional de WARO si nécessaire
- Gérer les réunions du personnel de WARO, y compris la programmation, la réservation des salles de réunion, la préparation de la documentation et la rédaction des procès-verbaux si nécessaire ;
- Identifier les points d’action au cours des réunions et assurer le suivi avec les parties concernées pour garantir leur réalisation ;
- Maintenir un système efficace d’enregistrement et de classement des contrats, des activités de projet, des correspondances et des documents pour une référence rapide et facile ;
- Rassembler les mises à jour de WARO pour le site web, l’intranet, le bulletin d’information et le rapport annuel ;
- Mettre à jour la base de données des contacts avec les contacts pertinents du personnel;
- Apporter un soutien à la préparation et à la mise en forme des contrats et des rapports
- Gérer toute la logistique des conférences et des ateliers ;
- Gérer la petite caisse du bureau
- Gérer les demandes d’achat, traiter les commandes et les commandes locales, recevoir les factures, envoyer le certificat de service rendu et le transmettre pour paiement aux finances ;
- Réceptionner les articles de papeterie ;
- Traiter les demandes de cartes d’accès et les cartes professionnelles des nouveaux membres du personnel ;
- Traiter et distribuer l’allocation d’appel/Internet au personnel éligible
Informations supplémentaires
- Au moins deux ans d’expérience pertinente dans un environnement de bureau actif, de préférence au sein d’une ONG, d’un organisme de recherche ou d’un grand programme de recherche
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à travailler sous pression
- Une expérience de travail dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel sera un atout supplémentaire
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : www.globalbusiness-gbg.com.