UNDP recrute un Assistant achats

Contexte

La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux du PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l’inclusion en tant que moyen de garantir que l’ensemble du personnel est en mesure de contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche « ne laisser personne de côté » dans nos efforts de diversité signifie augmenter la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont vivement encouragées à poser leur candidature. En savoir plus sur le travail au PNUD, y compris sur nos valeurs et nos histoires inspirantes.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

Le PNUD s’efforce de faire en sorte que sa fonction et ses pratiques en matière d’achats fassent partie intégrante de l’avantage concurrentiel du PNUD en tant que partenaire de développement de choix. Pour ce faire, il faut accorder une plus grande attention à l’intégration stratégique des achats au stade de la conception des projets, stimuler l’innovation dans les spécifications et les technologies, et adopter des pratiques de production et de consommation plus durables qui s’alignent sur les objectifs de développement durable du PNUD. L’approvisionnement responsable consiste à s’assurer que les produits, les services et les achats sont aussi durables que possible, avec le plus faible impact environnemental et les résultats sociaux les plus positifs. Dans la mise en œuvre des priorités stratégiques du PNUD en matière d’achats, les bureaux de pays s’efforceront d’utiliser des méthodes souples pour une livraison à forte valeur ajoutée et à faible risque et en temps voulu, qui répondent aux besoins de leurs clients et des principales parties prenantes.

Sous l’autorité générale du Directeur Pays Adjoint/Opérations et la supervision directe du Spécialiste des achats et de l’administration, l‘Associé (e) aux achats s’assure de l’efficacité et de la transparence de l’utilisation des ressources administratives et logistiques et de l’intégrité des services administratifs et logistiques fournis par le bureau. Il/Elle favorise une approche de collaboration axée sur le client compatible avec les règles du PNUD.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes des Opérations, du Programme pays et des Projets au niveau pays et les agences des Nations Unies, en vue des échanges d’informations et assurer une prestation cohérente des services.

Tâches et responsabilités

Sous la direction et la supervision directe du DRR, du gestionnaire des opérations ou du spécialiste de l’approvisionnement, l’Associé(e) aux achats assure le leadership dans l’exécution des services d’approvisionnement au CO en veillant à leur efficacité, à leur transparence et à leur intégrité. L’Associé(e) aux achats supervise et dirige le personnel de soutien de l’Unité des achats du CO. Il/elle promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l’unité.

Le (la) titulaire travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations, des programmes et des projets au bureau de pays, dans la région et au siège du PNUD, ainsi qu’avec les fournisseurs et les responsables gouvernementaux, afin de fournir des informations, de fournir un appui consultatif et de résoudre des problèmes complexes liés aux achats.

Le PNUD adopte une approche globale pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD doit travailler entre les unités, les fonctions, les équipes et les projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de permettre la collaboration horizontale.

Principales obligations et responsabilités

Administrer et soutenir la mise en œuvre de stratégies et de politiques d’approvisionnement novatrices et durables qui sont conformes aux principes d’équité, d’intégrité et de transparence afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Exemples de tâches :

• Assurer la pleine conformité des activités d’achat avec les règles, règlements, politiques et priorités stratégiques du PNUD grâce à la mise en œuvre de contrôles internes efficaces et au bon fonctionnement du système de gestion des achats du PNUD axé sur le client.
• Élaborer/établir des procédures opérationnelles standard (SOP) internes en matière d’approvisionnement, cartographier les processus opérationnels d’approvisionnement du CO et aider à gérer les flux de travail au sein de l’unité des achats en coordination avec le superviseur.
• Effectuer des recherches pour contribuer à la formulation et à la mise en œuvre de la stratégie contractuelle du CO, y compris les processus d’appel d’offres et l’évaluation, la gestion du contrat et de l’entrepreneur, les considérations juridiques et les conditions de paiement ; et l’approvisionnement stratégique qui comprend la stratégie d’approvisionnement, la sélection et l’évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité et les stratégies de réduction des coûts.

Organiser les processus d’approvisionnement pour le CO, les projets et collaborer avec d’autres agences des Nations Unies.

Exemples de tâches :

• Consolider les plans d’achat pour le bureau et les projets, et suivre leur mise en œuvre pour le bureau de pays et les projets.
• Organiser les processus d’approvisionnement qui comprennent la préparation et la conduite des RFQ, des ITB ou des RFP, ainsi que la réception et l’évaluation des devis, des offres ou des propositions en pleine conformité avec les règles et règlements du PNUD.
• Effectuer l’examen préliminaire des soumissions aux comités internes d’examen des acquisitions (CAP, RACP et ACP).
• Préparer des bons de commande et des contrats dans et en dehors des systèmes d’approvisionnement électronique, préparer des bons de commande pour les services de passation de marchés et créer des profils de fournisseurs et d’acheteurs dans le cadre de l’approvisionnement électronique. Mettre en œuvre un système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande sont dûment préparés, expédiés et corrigés en temps opportun en cas d’erreurs de vérification budgétaire ou d’autres problèmes.
• Mettre en œuvre des services d’approvisionnement harmonisés et analyser les nouvelles possibilités d’achats conjoints pour les agences des Nations Unies, conformément à la réforme de l’ONU.

Mettre en œuvre une stratégie d’approvisionnement et des outils d’approvisionnement électronique pour trouver les meilleures valeurs sur le marché et aligner la stratégie d’achat sur les objectifs du projet et du CO.

Exemples de tâches 

• Élaborer et mettre à jour des listes de fournisseurs.
• Mettre en œuvre la sélection et l’évaluation des fournisseurs.

Faciliter l’acquisition et le partage des connaissances en matière d’approvisionnement au sein du CO, de la Région et du PNUD.

Exemples de tâches 

• Organiser la formation sur l’approvisionnement pour le personnel des opérations et des projets.
• Organiser une formation sur les achats pour les fournisseurs sur les modules d’approvisionnement électronique.
• Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Fournir un support efficace au contrôle administratif et financier et Garantir la mise en œuvre de la stratégie et utilisation des outils d’E-Procurement, Quantum et Gestion des contrats pour atteindre les résultats suivants :

• Tenue des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses ;
• Confirmation de la disponibilité des fonds avant la revue du superviseur ; création des Vendor dans le système Atlas ;
• Maintien de l’exactitude des données dans la base des données, les programmes de contrôle ; l’analyse des résultats et l’initiation des actions correctives, si nécessaire ;
• Coordination des modalités de recouvrement des coûts des locaux/services communs
• Préparation à temps, dans le système Atlas, des factures de recouvrement des coûts pour les services rendus par le PNUD à d’autres Agences et projets ;
• Contrôle approprié des documents de support des fonds et des activités ;
• Mise à disposition des informations en vue des audits.
• Mise en œuvre processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.
• Elaboration des contrats dans le système électronique
• Mise à jour périodique et suivi de la situation des contrats de services, biens et travaux
• Développement et mise à jour période de l’outil de planification des Achats (UNall &Quantum)

Le titulaire s’acquitte de toutes autres tâches relevant de son profil fonctionnel qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Responsabilités de supervision et de gestion : Superviser le personnel d’appui de l’Unité Procurement.

Compétencies

Core :

Obtenir des résultats

NIVEAU 2 : Développer les solutions et simplifier les processus, équilibrer la vitesse et la précision dans l’exécution du travail

Penser de manière innovante

NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/s’ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve d’une pensée systémique/intégrée
Apprendre en continu

NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage
S’adapter avec agilité

NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement

• Agir avec détermination NIVEAU 2 : Être capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément
• S’engager et s’associer

NIVEAU 2 : Être facilitateur/intégrateur, rassembler les gens, construire/maintenir des coalitions/partenariats
Favoriser la diversité et l’inclusion

NIVEAU 2 : Animer des conversations pour combler les différences et tenir compte de la prise de décisions
Gestion des personnes

Compétences transversales et techniques

Domaine thématique Nom Définition

Approvisionnement

• Capacité de trouver, d’évaluer et de mobiliser des fournisseurs de biens et de services.
• Approvisionnement Analyse financière
• Connaissance de l’évaluation d’entreprises, de projets, de budgets et d’autres transactions financières afin de déterminer leur performance et leur pertinence.

Approvisionnement Gestion des achats

• La capacité d’acquérir des biens, des services ou des œuvres d’une source externe.
• Approvisionnement Gestion des parties prenantes
• Capacité à travailler avec de l’information incomplète et à équilibrer les intérêts divergents afin de créer de la valeur pour toutes les parties prenantes.
• Gestion d’entreprise

Client

Satisfaction/Client

Gestion

• Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité en temps opportun pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
• Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle
• Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients
• Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client
• Gestion d’entreprise
• Gestion du risque
• Capacité à identifier et à organiser des actions pour atténuer et gérer les risques de manière proactive.
• Gestion d’entreprise
• Communication
• Capacité de communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par la communication écrite que verbale ; d’adapter les messages et de choisir les méthodes de communication en fonction de l’audience.
• Capacité de gérer les communications internes et externes, par l’intermédiaire des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.

Education et Expérience

Education

• Un diplôme d’études secondaires est exigé ou,
• Un diplôme universitaire (licence ou bachelor) en administration des affaires, en administration publique, en finance, en économie ou équivalent sera dûment pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.
• Le niveau 3 du CIPS est exigé pour ce poste. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an.

Experience:

• Au moins 7 ans (avec un diplôme d’études secondaires) ou 4 ans (avec une licence) d’une expérience administrative pertinente, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, aux niveaux national et international.
• Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion des marchés publics de biens et de services seraient un avantage.
• Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissances avancées en matière de systèmes de gestion Web tels que les ERP.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes des catégories NPSA font l’objet d’un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant la « liste » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cet avis de vacance. Le NVQ est une institution de l’Union européenne qui met fortement l’accent sur le rôle de la Commission européenne dans le domaine de l’éducation et de la formation.