Un projet de développement financé par les partenaires techniques et financiers recrute un Assistant administratif régional.
Mission
Sous l’autorité du Coordonnateur Régional et sous la supervision et le contrôle du Responsable Administratif et Financier (RAF), l’Assistant Administratif Régional assure la tenue des registres et le classement des courriers arrivée et départ conformément au Manuel des procédures administratives, financières et comptables. Il coordonne et supervise tous les travaux de secrétariat de la CEP au niveau régional, organise et centralise la gestion de la documentation de la CEP au niveau régional.
Principales taches et responsabilités
- Tenir à jour les registres et le système de classement des courriers arrivée et départ conformément au Manuel des procédures administratives, financières et comptables ;
- Coordonner et superviser tous les travaux de secrétariat de la CEP au niveau régional ;
- Organiser et centraliser la gestion de la documentation de la CEP au niveau régional ;
- Préparer les contrats de travail, convention ou stage de la CEP ainsi que leur renouvellement au niveau régional ;
- Préparer les contrats de performances et faire le suivi de l’évaluation des contrats ;
- Faire le suivi des charges sociales et fiscales au niveau de la caisse de sécurité sociale, de l’IPRES et des impôts ;
- Faire les commandes de carburants et autres ;
- Gestion du Personnel (absence, autorisation des absences, etc.) ;
- Gérer les dossiers du personnel ;
- Identifier les besoins de formation et faire le suivi des formations ;
- Gérer les immobilisations, participer à leur immatriculation et à leur suivi ;
- Effectuer toute autre tâche que lui confiera son supérieur hiérarchique dans le cadre de la mise en œuvre du projet.
Profil
- Être titulaire d’un diplôme au moins de niveau Bac+3 ans en secrétariat bureautique, sciences sociales, administration ou équivalent ;
- Justifier d’au moins cinq (05) années d’expérience comme assistant administratif dont au moins 02 ans au sein de projets de développement financés par les principaux PTF ;
- Avoir de bonnes aptitudes en communications écrite et orale ;
- Excellente aptitude pour le travail en équipe, ainsi que dans les interrelations institutionnelles avec des acteurs de tous niveaux (ministères sectoriels, partenaires techniques et financiers, autres acteurs institutionnels) ;
- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique et des différents logiciels et navigateurs courants (World, Excel, PowerPoint, Outlook,…) ;
- Etre discret et disponible ;
Zone d’affectation
Dans le cadre de sa fonction, l’Assistant Administratif Régional sera basé(e) à Kaolack (Siège du Bureau Régional). Il interviendra à temps plein avec des déplacements dans les autres zones d’intervention du projet (Fatick, Kaffrine et Diourbel).
Durée du contrat
La durée du contrat sera d’un (01) an renouvelable sur la durée du Projet qui est de cinq (05) ans et conformément aux dispositions du contrat qu’il aura signé avec le Coordonnateur National du Projet, en accord avec les partenaires techniques et financiers.
L’Assistant Administratif régional ne sera confirmé(e) qu’après la revue de ses performances sur la période d’essai d’un an. Le renouvellement ne peut intervenir que si ses états de services sont satisfaisants pour la Cellule d’Exécution du Projet (CEP) et pour les partenaires techniques et financiers.
Critères de performance
L’évaluation des performances de l’Assistant Administratif Régional sera réalisée sur la base des objectifs de performances planifiés par le Système d’Evaluation des Performances des Ressources Humaines du Projet. Les résultats attendus et les indicateurs de réalisation de chacun des objectifs de performances fixés seront arrêtés d’un commun accord avec le Coordonnateur Régional de la CEP au début de chaque exercice.
Les profils recrutés ne seront confirmés qu’après la revue de leurs performances sur la période d’essai d’un an. Le renouvellement ne peut intervenir que si leurs états de services sont satisfaisants pour la Cellule d’Exécution du Projet (CEP) et pour les partenaires techniques et financiers.
Dossier de candidature :
- un Curriculum Vitae détaillé du candidat (e) daté et signé comprenant les coordonnées d’au moins trois (3) références correspondant à trois superviseurs directs ;
- Les candidats ayant franchi la première étape de la présélection seront contactés pour un complément de dossiers comportant les pièces suivantes :
- une lettre de motivation indiquant les raisons et les atouts du candidat (e) ;
- les copies des diplômes obtenus ;
- les copies des attestations de travail;
- une copie de la carte nationale d’identification.
Date limite de dépôt : 21 juin 2023.