L’OMS recrute un Assistant(e) Administratif (ve) – SSA G4 – (2209767).
Objectifs du programme
L’une des fonctions essentielles de l’OMS est de diriger et coordonner l’action sanitaire en favorisant la collaboration avec les parties prenantes, en mobilisant les partenariats et en galvanisant les efforts déployés par différents acteurs de la santé pour faire face aux défis sanitaires nationaux. L’OMS travaille en partenariat avec le système des Nations Unies, les organisations internationales bilatérales et multilatérales, la société civile, les fondations, les universités, les institutions de recherche et les communautés en vue d’améliorer la santé et assurer le bien-être de populations. Au Sénégal, le Gouvernement coopère avec une multitude d’acteurs bi- et multilatéraux, des Fonds, des Initiatives, des organisations non gouvernementales et des structures intervenant dans le domaine de la santé. La plupart d’entre elles sont rassemblés au sein d’un groupe thématique qui vise la facilitation et la rationalisation de leurs relations avec le Ministère chargé de la santé en particulier, ainsi que les autres secteurs de développement ayant un impact sur la santé.
Dans le contexte actuel du COVID-19, apparu pour la première fois en décembre 2019 en Chine, le virus s’est propagé rapidement au niveau mondial en raison des importants réseaux de l’Afrique avec la Chine et l’Europe. La République du Sénégal fait partie des quarante-trois (43) pays de la région africaine de l’OMS qui ont rapporté au moins un cas confirmé de COVID-19 depuis mars 2020. Le système de gestion des incidents (IMS), avec ses différents piliers, coordonne la réponse nationale.
L’Unité Gestion et administration de gestion des situations d’urgence sanitaire est chargée d’assurer une gestion efficace et de fournir un appui administratif à l’IMS mais aussi à veiller au financement et à une dotation rapide et durables en ressources humaines durant les opérations d’urgence sanitaire de l’OMS. Cette fonction comprend la fourniture de services administratifs de haute qualité et bien planifiés ainsi que le suivi efficace (et le respect) des modes opératoires normalisés afin d’assurer une amélioration continue et l’excellence des processus institutionnels.
Description des tâches
Sous la supervision directe de l’Administrateur chargé des opérations du bureau pays, le titulaire du poste effectuera les activités suivantes :
Tâches
- Élaborer les comptes rendus de réunions ;
- Gérer l’organisation administrative et logistique des ateliers et des réunions nationaux ;
- Élaborer les coûts locaux et créer les requêtes et contrats ;
- Établir les documents nécessaires à la soumission des APW et des GES avant le début de l’activité,
- Enregistrer et gérer les plans de réunions et des ateliers dans le GSM.
- Assister le bureau dans l’élaboration des prévisions d’achats ;
- Initier ou réviser des demandes d’achat de biens et services ;
- Proposer au bureau ou l’aider à accepter les offres les plus économiques, justificatifs à l’appui ;
- Accuser réception des biens et services dans le GSM ;
- Réceptionner les biens livrés à l’OMS par les fournisseurs ;
- Tenir/mettre à jour les données de tous les articles inventoriés du bureau ;
- Enregistrer et gérer les demandes de voyage au titre de réunions et de missions officielles ;
- Assurer les déploiements des staffs et consultants ;
- Assurer le suivi des billets et des réservations d’hôtel ;
- Aider à la préparation de budgets administratifs ;
- Effectuer le suivi des congés et absence des membres du personnel ;
- Organiser les réunions virtuelles;
- Drafter et formater les correspondances, mémos et lettres dans le e-workflow ;
- Finaliser les correspondances et faire le suivi des courriers départ ;
- Assurer le traitement du courrier arrivé ;
- Enregistrer et effectuer le déclassement des courriers déclassés.
Qualifications requises
Éducation
Diplôme d’études secondaires ou équivalent complété par une formation en secrétariat, en commerce ou en administration.
Expérience
- Essentiel : Expérience de bureau, de préférence comprenant une certaine expérience dans une organisation internationale, et connaissance de ses procédures et pratiques en rapport avec le travail.
- Au moins 3 ans d’expérience pratique pertinente dans ce qui précède. Une expérience dans l’organisation de réunions/ateliers est un atout.
Utilisation des compétences linguistiques
- Essentielle : Une connaissance approfondie du français
- Une connaissance intermédiaire de l’anglais est un atout.
Compétences technologiques
Maîtrise de l’utilisation des logiciels de bureau standard tels que MS Word, Excel, Power Point et des applications Internet standard.
Compétences de l’OMS
- Se connaître et se gérer
- Produire des résultats
- Avancer dans un environnement changeant
- Travail en équipe
- Communication
Date limite : 13 Nov 2022.